Szanowni Państwo,

zgodnie z treścią Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928) wdrażającą dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17), informuję, że Zarządzeniem nr 10/2025 z dnia 10 czerwca 2025 r. (po konsultacjach z przedstawicielem załogi pracowniczej instytucji) wprowadzona została w Wojewódzkim Ośrodku Animacji Kultury „Wewnętrzna procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Ośrodku Animacji Kultury w Toruniu”.

1. Wojewódzki Ośrodek Animacji Kultury w Toruniu przykłada najwyższą wagę do ustanowienia wewnętrznych procedur pozwalających na bezpieczne i poufne zgłaszanie naruszeń prawa. Zgodnie z Zarządzeniem nr 10/2025 Dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Toruniu z dnia 10 czerwca 2025 r., wprowadzono „Wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Ośrodku Animacji Kultury w Toruniu”. Celem procedury jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości, ich eliminowanie, a także ograniczenie ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Ośrodka.
2. Cel i podstawa prawna: Procedura określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów, i została ustanowiona na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. Jej celem jest usprawnienie wykrywania nieprawidłowości i podejmowanie działań w celu ich eliminowania.
3. Definicja sygnalisty: Sygnalistą może być osoba fizyczna zgłaszająca naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą, bez względu na formę zatrudnienia czy współpracę. Obejmuje to m.in. pracowników, stażystów, wolontariuszy, a także przedsiębiorców i prokurentów.
4. Kanały zgłaszania: Zgłoszenia można dokonać na piśmie (listownie lub e-mailem na adres sygnalista@woak.pl) lub ustnie (podczas spotkania umówionego mailowo). Zgłoszenia anonimowe są również rozpatrywane.
5. Zespół odpowiedzialny za zgłoszenia: Za przyjmowanie, rozpatrywanie i podejmowanie działań następczych odpowiada specjalny Zespół. W jego skład wchodzi osoba z działu kadr (przewodniczący/przewodnicząca), osoba z sekretariatu oraz przedstawiciel załogi. Do prac zespołu każdorazowo zapraszana jest radczyni prawna współpracująca z Ośrodkiem.
6. Wymogi dotyczące zgłoszenia: Zgłoszenie powinno zawierać jasny opis naruszenia, w tym datę, miejsce i opis sytuacji, a także wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie, ewentualnych świadków i dowodów. Sygnalista może również wskazać preferowany sposób kontaktu zwrotnego.
7. Ochrona sygnalistów: Sygnalista jest chroniony, o ile w momencie zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa. Zakazane są wszelkie działania odwetowe, w tym zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia, odmowa awansu czy mobbing. Ochroną objęte są również osoby pomagające sygnaliście oraz osoby z nim powiązane.
8. Brak ochrony dla fałszywych zgłoszeń: Świadome składanie fałszywych zgłoszeń jest zabronione. W przypadku złożenia nieprawdziwego zgłoszenia, sygnalista traci ochronę i może zostać pociągnięty do odpowiedzialności prawnej (grzywna, ograniczenie lub pozbawienie wolności) lub porządkowej (w tym rozwiązanie umowy o pracę).
9. Poufność i dane osobowe: Tożsamość sygnalisty, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie, są poufne i nie mogą być ujawniane nieupoważnionym osobom. Dane osobowe mogą być ujawnione jedynie, gdy jest to konieczne i proporcjonalne w kontekście prowadzonych postępowań prawnych.
10. Terminy i działania następcze: Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni. Zespół ocenia zasadność zgłoszenia i może podjąć działania następcze, takie jak przekazanie ustaleń do Dyrektora Ośrodka lub uprawnionych instytucji. Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście w ciągu 2 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
11. Rejestr zgłoszeń: Każde zgłoszenie jest rejestrowane w poufnym Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, prowadzonym przez Zespół. Rejestr zawiera m.in. numer zgłoszenia, jego przedmiot, dane sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, datę zgłoszenia i podjętych działań.

Łukasz Wudarski
dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury
w Toruniu