Specjalista_tka ds. obsługi sekretariatu i gościnności
w Wojewódzkim Ośrodku Animacji Kultury w Toruniu

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie na umowę o pracę w wymiarze całego etatu
• stałe godziny pracy
• wynagrodzenie zasadnicze 4600 zł brutto, plus dodatkowa premia motywacyjna
• świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
• możliwość dołączenia do programu Multisport
• pracę w nowoczesnym kompleksie kulturalnym
• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udziału w szkoleniach i warsztatach,

Zadania zatrudnionej osoby:

• obsługa administracyjno-organizacyjna sekretariatu oraz kompleksowa organizacja pracy biura
• koordynacja obiegu dokumentów
• prowadzenie kalendarza instytucji, kontakt z publicznością i współpracownikami instytucji
• rezerwacja sal na wynajmy dla komercyjnych podmiotów oraz ich aktywne poszukiwanie
• obsługa i prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzeń i innych dokumentów służbowych oraz dbałość o ich prawidłowe przechowywanie
• przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich
• przyjmowanie gości instytucji oraz obsługa telefonów
• udzielanie merytorycznych informacji dotyczących działalności Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury
• przygotowywanie pism wychodzących z instytucji
• archiwizacja dokumentów, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej
• obsługa urządzeń biurowych na potrzeby funkcjonowania biura i zapewnienie ich sprawnego funkcjonowania
• monitorowanie stanu zaopatrzenia Sekretariatu oraz zamawianie potrzebnych artykułów,
• współpraca z dostawcami usług
• inne prace administracyjno-biurowe

Wymagania:

• wykształcenie co najmniej średnie (preferowane wyższe – kierunki humanistyczne, lub nauki społeczne)
• bardzo wysokie umiejętności interpersonalne, wysoka kultura osobista
• bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywania powierzonych zadań
• umiejętność pracy w zespole, zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone obowiązki
• dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook). Znajomość komunikatora Slack i programu Trello będą dodatkowym atutem.
• Znajomość języka angielskiego w stopniu co najmniej komunikatywnym.

Dla udokumentowania swoich umiejętności i doświadczenia kandydaci składają:

• CV z aktualnym adresem mailowym i telefonem kontaktowym zawierający szczegółowy opis: dotychczasowej drogi zawodowej, posiadanego wykształcenia i kwalifikacji oraz stażu pracy, opatrzony klauzulą „wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do przeprowadzenia naboru – zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182, z późn. zm.)”;
• Prosimy o dołączenie linka do krótkiego nagranego samodzielnie filmu (opublikowanego na YouTubie) w którym kandydat_tka opowie o sobie i swoich dotychczasowych osiągnięciach prezentując swoją sylwetkę zawodową. Aplikacje bez dołączonego nagrania nie będą rozpatrywane.

Tryb przeprowadzenia naboru:
Dokumenty należy przesyłać mailowo na adres lukasz.wudarski@woak.torun.pl, lub składać osobiście w sekretariacie Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Toruniu (Kościuszki 75-77, 87-100 Toruń) do dnia 7 kwietnia 2023, do godziny 10:00.

Rekrutacja odbędzie się w dwóch etapach.

1) Spośród wszystkich zgłoszeń komisja konkursowa wyłoni kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne, a następnie podda ich aplikacje ocenie, wybierając maksymalnie 10 najlepszych zgłoszeń.
2) Kandydaci zostaną zaproszenie na rozmowy kwalifikacyjne, które planowane są
w kwietniu 2023.

Wyniki rekrutacji:
O spełnianiu wymogów formalnych i zakwalifikowaniu się do dalszego etapu postępowania (którym będzie rozmowa kwalifikacyjna) kandydaci będą informowani drogą elektroniczną na podany adres e-mailowy lub telefonicznie. Informacja o wynikach naboru umieszczona zostanie na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Ośrodka Animacji Kultury w Toruniu.

Łukasz Wudarski
Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka
Animacji Kultury w Toruniu